Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como Configurar
Gerar PDF do Contrato Digital
Com o contrato digital, o sistema irá gerar o PDF com os dados do curso, aluno, responsável financeiro e etc.
Nosso módulo de contrato digital permite a assinatura de até 2 responsáveis financeiros.
O arquivo PDF dos contratos também poderá ser assinado com certificado digital A1 caso a escola tenha esse certificado.
Cadastro do Contrato Digital no Sistema
Feito o passo acima é necessário cadastrar o PDF do contrato digital no sistema para uso,
Acesse o Menu Tabelas > Financeiro > Documentos para assinatura digital
Na tela abaixo clique em Novo para cadastrar um novo modelo de contrato digital:
Na tela abaixo digite a descrição do contrato de forma que consiga identificar a qual contrato é referente,
Digite também a quantidade de testemunhas que devem assinar o documento,
Verifique com o jurídico da sua instituição, mas recomendamos colocar pelo menos 2 assinaturas de testemunhas da instituição
Após clique no botão Anexar para anexar o PDF que contem o Contrato Digital
Selecione o arquivo salvo em seu computador e clique em abrir para anexa-lo:
Será exibida a mensagem de confirmação abaixo;
Nessa mesma tela na direita mova usando as setas quais unidades poderão utilizar esse modelo de contrato digital;
Um pouco mais abaixo no campo "Mensagem exibida descrevendo o documento antes de ser assinado" nesse campo digite uma mensagem vocês podem personaliza-la da forma que preferirem, porem é obrigatório nesse campo conter as informações de registro desse documento em cartório, coloque nela também caso desejar alguma instrução extras ou informações que julgar necessário.
Após isso clique em Incluir
Será exibida a mensagem abaixo confirmando a inclusão, após isso você pode clicar no nome do documento para altera-lo ou visualiza-lo
Na tela de alteração você consegue baixar o PDF que está anexado nesse documento, e também saber quantas assinaturas foram realizadas utilizando esse modelo.
OBS. IMPORTANTE: Depois que tiver 1 assinatura, não pode mais mudar o PDF do contrato, pois como já foi assinado não pode mais alterar.
Se mesmo assim for necessária a alteração, precisa inativar esse contrato e cadastrar outro e configurar na matricula para o outro.
Configurando Mensagens Automáticas
Mensagem enviada no momento da assinatura
Acesse o menu Sistema > Configuração > Na aba Documento Digital
No campo "Permitir responsáveis optarem por 'Li o contrato mas prefiro conversar pessoalmente antes de assinar'", se deixar 'Sim', caso o responsável não queira assinar digitalmente, ele poderá selecionar a opção 'Li o contrato mas prefiro conversar pessoalmente antes de assinar' e com isso efetivar a pré matrícula mas sem assinar digitalmente. A instituição precisa ver se ele irá assinar digitalmente depois ou de outra forma.
Se deixar 'Não', o responsável somente poderá efetivar a matrícula se aceitar e assinar digitalmente o contrato.
No campo "E-mail da instituição para enviar os eventos de assinatura" coloque um e-mail para receber cópia de todos os eventos relacionados as assinaturas,
No campo "Push (App): Notificar responsáveis quando assinar ou revogar o documento" digite um titulo para a notificação por exemplo: "Assinatura digital de documento" ou "Nova assinatura digital"
No campo "Texto do e-mail a ser enviado quando assinar ou desistir:" digite o texto que vai no e-mail pra pessoa junto com a assinatura digital e o PDF do contrato. Então nessa mensagem tem que colocar uma mensagem explicando o e-mail que ela esta recebendo.
OBS: Lembrando que esse texto é o mesmo pra quando assinar ou alguém desistir também (antes dos 7 dias)
Clique em Gravar para salvar as alterações.
Outras mensagens enviadas durante o processo de rematricula
Acesse o menu Sistema > Configuração na aba Alunos/Matricula você pode configurar o texto de outras mensagens enviadas ao aluno durante o processo de rematricula
Associando os Contratos as séries e configurando a RematrÍcula Online
Agora que o modelo já está cadastrado, é necessário associar esse contrato as séries que irão utiliza-lo e também configurar a rematrÍcula online através do portal do aluno,
Para isso acesse o menu Tabelas > Acadêmico > Séries
Clique no botão MATRÍCULA OU REMATRÍCULA da série que deseja configurar:
OBS: Verifique se está configurando no período letivo correto, por exemplo se deseja liberar rematriculas para 2020 a configuração deve ser feita em 2020.
Na tela abaixo digite o período que as rematriculas serão permitidas,
Defina também o limite de alunos para essa turma,
No campo contrato digital para assinatura selecione o modelo desejado que anexou no passo 1 desse tutorial
OBS: Existem outras funções que permitem gerar financeiro dependendo das regras de sua instituição mais detalhes no tutorial especifico da função GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet
Realizadas as configurações clique em Alterar para concluir
Visualização da Rematricula como Aluno:
Ao acessar a área do aluno o botão abaixo estará disponível para o aluno:
Na tela abaixo caso o aluno não tenha pendencias financeiras, ele pode clicar no botão Matricular para realizar a matricula online
Na aba E-mail ele seleciona em qual e-mail deseja receber sobre as novidades dessa matricula:
Na aba financeiro o aluno pode escolher entre realizar o pagamento imediato da primeira mensalidade ou gerar os boletos para pagamento somente no inicio do curso. OBS: A instituição pode deixar pré-configurado para o aluno somente poder realizar pagamento imediato caso desejarem
Na tela abaixo o aluno consegue visualizar as informações financeiras referente a essa matricula que será gerada,
Também nela ele pode clicar no botão Clique para ler ou imprimir o contrato para visualizar o contrato digital
Caso esteja de acordo ele pode selecionar a opção Eu Aceito e Efetivar a Matricula
Será exibida a mensagem abaixo, que pode ser personalizada no item Configurando Mensagens Automáticas
Durante o processo de analise a mensagem abaixo é exibida para o aluno caso ele tenta consultar.
Após o fim do processo o aluno recebe um e-mail confirmando que a matricula foi realizada e posteriormente também recebe os boletos registrados para essa matricula.
Configurando as testemunhas da instituição
As testemunhas devem estar cadastradas como colaboradores no sistema (menu Tabelas -> Colaboradores). No cadastro delas precisam ter os campos preenchidos: Nome completo, data de nascimento, ocupação, endereço completo e CPF.
As testemunhas devem ter a permissão "Documento Digital - Assinar como testemunha", configuradas no menu Tabelas -> Perfil.
Assinatura das testemunhas da instituição
Após o aluno realizar a assinatura digital, caso esteja configurado para testemunhas da instituição também assinarem, deve ser acessada a aba Módulos > Documentos Digitais Assinaturas
Na tela abaixo você pode usar os filtros para pesquisar um documento assinado digitalmente especifico e clicando no botão buscar, Os documentos assinados pendentes de assinatura de testemunha vão aparecer listados conforme a lista abaixo, clique no botão destacado para assinar, e após clique em OK para confirmar.
Será exibida a mensagem de confirmação abaixo:
Você também receberá um e-mail com a cópia do PDF do documentos assinado com a confirmação de assinatura.
Caso você já tenha assinado um documento e clique para assinar novamente será exibida a mensagem abaixo:
Ou seja se estiver configurado para 2 testemunhas da instituição assinarem, 2 colaboradores diferentes precisarão assinar o documento para libera-lo, após o segundo colaborador assinar e cumprir os requisitos o status ficará como concluído e aparecerá como abaixo:
Após realizadas todas as assinaturas é preciso confirmar que o aluno foi matriculado, para isso acesse o menu Cadastros > Gerenciamento de Novas Matrículas
Na tela abaixo use os filtros para encontrar o aluno em questão, você pode visualizar as informações de assinatura clicando no botão de lápis destacado
OBS: Existem diversos status de pré-matricula mais informações na legenda abaixo.
Será exibida a tela abaixo com todos os detalhes das assinaturas do aluno e das testemunhas:
Para concluir a matricula clique no botão Efetivar Matricula destacado abaixo:
Você será direcionado a tela abaixo, caso as aulas já tenham começado marque a opção de matricula Ativa, caso as aulas ainda vão iniciar posteriormente dentro de alguns meses ou no proximo ano, selecione a opção Matriculado , digite um motivo da alteração do status e clique em Confirmar para efetivar a matricula.
Feito isso o aluno já está regularmente matriculado e receberá uma mensagem por e-mail também confirmando a efetivação, o texto dessas mensagem deve ser pré-configurado em outra sessão descrita acima no item Configurando Mensagens Automáticas
Consultando as Assinaturas
Você pode consultar assinaturas no cadastro do aluno, na tela de matriculas clicando no ícone em destaque:
Você também pode filtra-las e visualiza-las através do menu Cadastros > Gerenciamento de novas matrículas
Como usar assinatura por dois responsáveis financeiros
Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como Configurar dois responsáveis financeiros
Configurar para o arquivo PDF ser assinado com certificado digital A1 - e-CNPJ
Para que o arquivo PDF do contrato seja assinado digitalmente com o certificado e-CNPJ da instituição, é necessário selecionar a empresa no campo abaixo:
Também no menu Tabelas, CNPJ x Certificado, é necessário cadastrar o certificado digital A1 e-CNPJ:
Fazendo isso, quando o aluno/responsável fizer o download do arquivo PDF do contrato assinado, além dos dados da assinatura digital que o sistema já mostra, irá também assinar digitalmente o arquivo PDF, garantindo que foi a sua instituição de ensino que gerou esse arquivo PDF.
Veja abaixo o exemplo do Portal do Aluno de um PDF assinado:
Na página de assinaturas irá ter as assinaturas:
e no rodapé do arquivo PDF irá ter uma página com as assinaturas:
E para ver a assinatura do certificado A1 no PDF é possível através do programa Adobe Reader, conforme abaixo:
Essa assinatura digital com o certificado A1 não é para indicar que a instituição ASSINOU o contrato ou TESTEMUNHOU, essa assinatura A1 é para dizer que esse arquivo PDF foi gerado pelo sistema da escola e não por outra pessoa.
A parte de testemunha da escola é outra configuração que já foi demonstrada acima.
Alertas para os alunos/responsáveis
O sistema tem como enviar alertas por e-mail e notificação no app, assim como mostrar a pendência no Portal do aluno.
Para habilitar, acesse o menu Sistema -> Configuração, aba Documento Digital e marque como no exemplo abaixo:
No Portal do Aluno irá mostrar o alerta como no exemplo abaixo. Nesse exemplo tem dois responsáveis financeiros, por isso aparecem dois alertas:
Por e-mail irá um alerta como no exemplo abaixo:
