Gestão Escolar - Atualização de fotos pelo portal do aluno

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Utilizando um documento obrigatórios como foto (Dessa forma a secretária pode revisar a foto antes dela ser alterada)

Introdução

Utilize este manual para permitir que os alunos enviem as suas fotos e a secretaria analisar, conferir e aprovar. Depois de aprovado a foto irá ser atualizada automaticamente na foto da ficha de cadastro do aluno.

Tutoriais relacionados

Para saber como que o aluno/responsável faz para enviar a foto para cadastro diretamente pelo portal do aluno, acesse o link:

https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_010_005_-_Tutorial_para_envio_de_documento_digital_na_Internet

Atualizar foto do cadastro

Para a atualização da foto do cadastro, a escola deverá primeiramente criar um novo documento com o título "Foto para o Cadastro", conforme o procedimento a seguir:

  1. Menu > Tabelas
1.Tabelas.png

2. Vá na opção secretaria > tipo de documento

2. secret. tipo documento.png

3. Tipo de documento > Novo

3.Novo.png

4. Cadastre o novo tipo de documento. Dê preferência na utilização de uma descrição que seja de fácil compreensão para todos que utilizam o sistema. Sugerimos o nome: "Foto para o Cadastro".

4.1 Marcar a opção: "Atualizar foto no cadastro após aprovado".

4.2 Clique em "incluir".

4. Cadastro tipo de documento.png

Feito o procedimento anterior, o tipo de documento "Foto para o Cadastro" foi realizado.

OBS: Se a escola quiser que o aluno renove a foto de cadastro anualmente, basta criar todos os anos um novo tipo de documento que remeta a imagem daquele ano.

Exemplo: Foto cadastro 2021

Foto cadastro 2022

Foto cadastro 2023

Para a escola acessar as fotos anteriores, basta digitar no buscador o nome do aluno, entrar no perfil e ir em >documentos digitalizados:

Doc digitalizado.png

Na próxima etapa, a escola deverá configurar a obrigatoriedade do envio desse documento no ato da matrícula. Lembrando que a configuração deverá ser feita em todas as séries que a escola desejar esse requisito.

OBS: as escolas que optarem pela renovação anual das fotos, deverão todos os anos repetir o procedimento deste tutorial.

Exemplo:

  1. Menu> Tabelas > Séries
Menu)tabelas.png

2. Clicar na série que pretende configurar a obrigatoriedade do envio da foto.

Screenshot at May 17 15-53-15.png

3. Marque a opção > Documentos Exigidos > Foto do Sistema como a imagem abaixo.

Observação: Se a escola desejar que o prosseguimento do processo de matrícula seja feito mesmo sem o envio da foto do aluno - para posterior envio- deixe a opção "impeditivo" desmarcada.

Caso a escola queira que para o prosseguimento do processo de matrícula seja dado apenas após o envio da foto - deixe marcada a opção "impeditivo".

2.5 ticar foto do sistema.png

4. Para salvar, clique em > alterar

Alterar..png

Como dito, faça o procedimento anterior em todas as séries que desejar que a foto seja obrigatória.

Feito isso, o aluno poderá enviar a foto diretamente pelo portal do aluno.

A secretaria irá validar a foto para que ela fique disponível.

O procedimento de validação é o mesmo que a escola já faz para a aprovação de quaisquer documentos obrigatórios

1. >Acadêmico> Avaliar documento

3.1 avaliar doc.png

2. Os documentos que estão aguardando avaliação ficam disponíveis. E basta clicar em > Avaliar para verificar a foto do aluno

3.2 avaliar.png

3. A escola poderá realizar o download para verificar a foto e aprovar ou reprovar a imagem.

Para salvar, clique em > Enviar.

Como o aluno faz para enviar a foto

Para o aluno realizar o envio da foto do cadastro, basta acessar o portal do aluno, entrar com o login e senha e clicar em > Enviar documentos

1.Enviar documentos.png

Após clicar em enviar documentos, o aluno vai na opção > Foto do Sistema > Escolher e vai selecionar uma foto armazenada em seus arquivos.

2. Foto do sistema.png

Após o aluno selecionar a foto que pretende enviar para foto do sistema, o documento será enviado para análise da secretaria, conforme imagem abaixo. A foto ficará disponível após a validação da escola.

3. foto arquivo secretaria.png

Utilizando a função de liberar a alteração direto no Portal do aluno (dessa forma a alteração acontece diretamente pelo aluno sem ser necessária revisão por parte da escola)

Liberando a alteração de fotos no portal do Aluno

Acesse a aba Sistema > Configuração e vá a aba Portal do Aluno e marque a opção Aluno pode alterar a própria foto

Clique em Gravar para salvar as alterações

Imageconfig3.png

Após isso será liberada a função do aluno alterar a própria foto.

Sempre que alterada alguma foto será enviado um e-mail para o e-mail da secretária preenchido no menu Sistema > Configuração > Ultramax Marketing no campo E-mail da secretaria (separados por ; (ponto e vírgula))

Imageconfig6.png

Enviando a foto no portal do aluno

No portal do aluno ficará disponível o botão Alterar Foto

Clique em escolher para atualizar a foto

Anexe a imagem nova e clique em gravar

A imagem será alterada.

Após a alteração é enviado o e-mail pra secretaria avisando também.

Imageemialdshad.png