Mudanças entre as edições de "Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como usar"
(Criou página com '== Pré requisitos e fluxo de funcionamento == === Instituição === * Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis) * Registrar em cartório os cont...') |
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− | == | + | ==Introdução== |
+ | [[Arquivo:Signature.png|esquerda|miniaturadaimagem|162x162px]] | ||
+ | Com o contrato digital, o sistema irá gerar o PDF com os dados do curso, aluno, responsável financeiro e etc. | ||
− | + | Nosso módulo de contrato digital permite a assinatura de até 2 responsáveis financeiros. | |
− | + | O arquivo PDF dos contratos também poderá ser assinado com certificado digital A1 caso a escola tenha esse certificado. | |
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− | + | Tudo isso sem usar outros sistemas ou aplicativos, já está tudo integrado no Ultramax Gestão Escolar, e integrado com o processo de matrícula e financeiro que você já está acostumado. Mais praticidade para todos! | |
− | + | Facilitando também o dia a dia dos alunos/responsáveis. | |
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− | + | Caso precise realizar aditivos contratuais em relação aos planos de pagamento/descontos, você também poderá gerar um documento para um aluno específico, com os valores dele, e disponibilizar para ele assinar digitalmente no Portal do Aluno, sem precisar registrar em cartório. | |
− | + | E não se preocupe, só de você criar o documento específico, o sistema já envia um e-mail e uma notificação no app para o responsável orientando como assinar no Portal. | |
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− | === | + | ===Segurança=== |
+ | O Ultramax Gestão Escolar irá manter armazenado por 5 anos os contratos e as informações das assinaturas digitais. Onde a instituição e os responsáveis poderão acessar essas informações. | ||
− | + | Obs. 1: Todas as informações de acesso ao sistema Ultramax, assim como usuário, senha e assinatura digital, são enviadas de forma segura (Site Seguro - [https://pt.wikipedia.org/wiki/Hyper_Text_Transfer_Protocol_Secure Protocolo HTTPS]) | |
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− | + | Obs. 2: Backups: Para as instituições que possuem contratada a hospedagem do sistema com a Ultramax, nós (Ultramax) mantemos backups diários em 3 ou mais continentes/diferentes regiões geográficas, assim como redundâncias instantâneas em 2 ou mais continentes/diferentes regiões geográficas, ou seja, as suas informações estão seguras. | |
− | + | '''Por favor, ler atentamente este documento antes de habilitar o funcionamento da assinatura digital. Todas as informações abaixo são de extrema importância para entender o processo e fluxo de funcionamento.''' | |
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− | === Desistência === | + | ==Pré requisitos e fluxo de funcionamento== |
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+ | ===Instituição=== | ||
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+ | *Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis) e o fluxo de funcionamento (este manual) | ||
+ | *Registrar em cartório os contratos de cada curso ou série | ||
+ | *Enviar o termo de aceite, por e-mail (suporte@ultramax.com.br) ou pela abertura de chamado (menu: Sistema -> Abrir chamado técnico/solicitação), para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição | ||
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+ | ===Ultramax=== | ||
+ | |||
+ | *Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil (caso ainda não esteja usando) | ||
+ | **Manual: [[GE - Área de Aluno e Acesso dos Pais (Modalidades disponíveis)]] | ||
+ | **Vídeo tutorial: https://youtu.be/NBPvq2PC2z0 | ||
+ | ***Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro" | ||
+ | *Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão | ||
+ | *Validar que o módulo de envio de e-mail da instituição está habilitado e com o endereço de e-mail/senha correto | ||
+ | *Liberar o módulo de documento digital | ||
+ | |||
+ | ===Instituição=== | ||
+ | |||
+ | *Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital | ||
+ | **Tutorial: [[Ge - Como restringir acesso ao sistema aos colaboradores - Perfil de Acesso]] | ||
+ | *Configurar permissões de testemunhas (se for o caso) | ||
+ | *Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas | ||
+ | *No menu: Configurações: aba 'Documento digital', preencher os campos obrigatórios | ||
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+ | ===Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno=== | ||
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+ | *Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais | ||
+ | *Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo | ||
+ | **Tutorial: [[GE 001 009 - Procedimentos para iniciar o período letivo]] | ||
+ | *Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo | ||
+ | **Tutorial: [[GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet]] | ||
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+ | ===Portal do aluno=== | ||
+ | |||
+ | *Realizando a matrícula | ||
+ | **Turorial: [[GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet#Configura.C3.A7.C3.B5es para a .C3.81rea do Aluno|https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_003_003_-_Tutorial_de_configura%C3%A7%C3%A3o_de_matr%C3%ADcula_internet#Configura.C3.A7.C3.B5es_para_a_.C3.81rea_do_Aluno]][[Arquivo:Imageal1.png|centro|1008x1008px]][[Arquivo:Imagei2.png|centro|593x593px]] | ||
+ | **Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura | ||
+ | ** | ||
+ | **Sistema gera automaticamente uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital | ||
+ | **Responsável poderá acessar o menu Portal do Aluno -> Contratos e visualizar os contratos dos últimos 5 anos | ||
+ | |||
+ | ===Desistência até 7 dias=== | ||
Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos. | Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos. | ||
− | * Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência | + | *Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência |
− | === Administrativo === | + | ===Administrativo=== |
− | * | + | *Se for configurado para ter testemunhas da instituição, elas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas |
− | ** O sistema também exibe alerta na tela inicial | + | **O sistema também exibe alerta na tela inicial |
− | ** Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha" | + | **Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha" |
− | ** Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha | + | **Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha |
− | === Efetivando a matrícula === | + | ===Efetivando a matrícula=== |
− | * Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado". | + | *Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado". |
− | * Ativar as matrículas | + | *Ativar as matrículas |
− | * Gerar demais procedimentos internos da instituição | + | *Gerar demais procedimentos internos da instituição[[Arquivo:Imagecont5.png|centro|1045x1045px]] |
− | == Adendos e outros documentos para assinatura digital == | + | ==Ficha de inscrição para NOVOS ALUNOS== |
+ | |||
+ | ===Instituição=== | ||
+ | ''Para a assinatura digital ser válida, o aluno precisa ter um login e senha no Portal do Aluno, com isso, a assinatura do contrato não poderá ser logo no preenchimento da matrícula.'' | ||
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+ | *Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações | ||
+ | **Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição) | ||
+ | *Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro | ||
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+ | ===Alunos=== | ||
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+ | *Acessam o link /gestaoescolar/precadastro | ||
+ | **Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro | ||
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+ | ===Instituição=== | ||
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+ | *Acessar o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e transformar o cadastro em aluno. Gerando também a pré-matrícula ou matrícula | ||
+ | *Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual | ||
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+ | ==Adendos e outros documentos para assinatura digital== | ||
Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital. | Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital. | ||
− | * Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF | + | *Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF |
− | * Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | + | **Tutorial: [[GE 001 004 - Tutorial para cadastro de documentos]] |
+ | *Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | ||
− | * Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado | + | *Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado |
− | ** Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar | + | **Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar |
− | * Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento | + | *Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento |
− | ** Responsável lê o PDF e clica em assinar. | + | **Responsável lê o PDF e clica em assinar. |
− | ** Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento | + | **Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento[[Arquivo:Imagecont.png|centro|1059x1059px]][[Arquivo:Imagecont2.png|centro|1014x1014px]][[Arquivo:Imagecont3.png|centro|1012x1012px]] |
− | == Desistência após 7 dias == | + | ==Desistência após 7 dias== |
− | Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento. | + | Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento ou outro meio de comunicação com a instituição. |
− | === Instituição === | + | ===Instituição=== |
− | * Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF | + | *Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF |
− | * Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo | + | **Tutorial: [[GE 001 004 - Tutorial para cadastro de documentos]] |
− | * Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato | + | *Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo |
− | ** Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar | + | *Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato |
− | ** Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato | + | **Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar |
− | ** Responsável lê o PDF e clica em assinar. | + | **Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato |
− | ** Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato | + | **Responsável lê o PDF e clica em assinar. |
+ | **Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato | ||
− | == Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais == | + | ==Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais== |
− | * | + | *Instituição acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como: |
− | ** Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha | + | **Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha da instituição |
− | ** Filtro por documentos assinados no período | + | **Filtro por documentos assinados no período |
− | ** Desistências no período | + | **Desistências no período[[Arquivo:Imagecont4.png|centro|1056x1056px]] |
− | == Entendendo a assinatura digital enviada == | + | ==Entendendo a assinatura digital enviada== |
− | + | Na imagem abaixo temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações. | |
− | |||
O "[https://pt.wikipedia.org/wiki/MD5 MD-5 do documento]" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo. | O "[https://pt.wikipedia.org/wiki/MD5 MD-5 do documento]" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo. | ||
− | O texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash [https://pt.wikipedia.org/wiki/SHA- | + | O quadro azul, mostra que o texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash [https://pt.wikipedia.org/wiki/SHA-2 SHA-512] (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas. |
− | + | [[Arquivo:Signature2.png|nenhum|miniaturadaimagem|1320x1320px]] | |
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− | |||
− | http://onlinemd5.com/ | + | ===Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo=== |
+ | Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/ | ||
− | Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o [https://pt.wikipedia.org/wiki/MD5 MD-5] é o mesmo que consta na assinatura. | + | Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o [https://pt.wikipedia.org/wiki/MD5 MD-5] gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura. |
+ | [[Category:GestaoEscolar]] |
Edição atual tal como às 19h25min de 19 de julho de 2023
Introdução
Com o contrato digital, o sistema irá gerar o PDF com os dados do curso, aluno, responsável financeiro e etc.
Nosso módulo de contrato digital permite a assinatura de até 2 responsáveis financeiros.
O arquivo PDF dos contratos também poderá ser assinado com certificado digital A1 caso a escola tenha esse certificado.
Tudo isso sem usar outros sistemas ou aplicativos, já está tudo integrado no Ultramax Gestão Escolar, e integrado com o processo de matrícula e financeiro que você já está acostumado. Mais praticidade para todos!
Facilitando também o dia a dia dos alunos/responsáveis.
Caso precise realizar aditivos contratuais em relação aos planos de pagamento/descontos, você também poderá gerar um documento para um aluno específico, com os valores dele, e disponibilizar para ele assinar digitalmente no Portal do Aluno, sem precisar registrar em cartório.
E não se preocupe, só de você criar o documento específico, o sistema já envia um e-mail e uma notificação no app para o responsável orientando como assinar no Portal.
Segurança
O Ultramax Gestão Escolar irá manter armazenado por 5 anos os contratos e as informações das assinaturas digitais. Onde a instituição e os responsáveis poderão acessar essas informações.
Obs. 1: Todas as informações de acesso ao sistema Ultramax, assim como usuário, senha e assinatura digital, são enviadas de forma segura (Site Seguro - Protocolo HTTPS)
Obs. 2: Backups: Para as instituições que possuem contratada a hospedagem do sistema com a Ultramax, nós (Ultramax) mantemos backups diários em 3 ou mais continentes/diferentes regiões geográficas, assim como redundâncias instantâneas em 2 ou mais continentes/diferentes regiões geográficas, ou seja, as suas informações estão seguras.
Por favor, ler atentamente este documento antes de habilitar o funcionamento da assinatura digital. Todas as informações abaixo são de extrema importância para entender o processo e fluxo de funcionamento.
Pré requisitos e fluxo de funcionamento
Instituição
- Ver com o jurídico a questão do contrato genérico (sem variáveis) e o fluxo de funcionamento (este manual)
- Registrar em cartório os contratos de cada curso ou série
- Enviar o termo de aceite, por e-mail (suporte@ultramax.com.br) ou pela abertura de chamado (menu: Sistema -> Abrir chamado técnico/solicitação), para a Ultramax que entenderam como funciona a assinatura digital e que foi validado pelo jurídico da instituição
Ultramax
- Instituições de ensino infantil, fundamental, médio e outras onde o aluno é menor de idade, habilitar o modo de autenticação por perfil (caso ainda não esteja usando)
- Manual: GE - Área de Aluno e Acesso dos Pais (Modalidades disponíveis)
- Vídeo tutorial: https://youtu.be/NBPvq2PC2z0
- Habilitar no menu Tabelas -> Perfil (alunos) a opção "Contrato" para o perfil "Responsável financeiro"
- Instituições de graduação, pós graduação, cursos técnicos e outros onde alunos são maiores de 18 anos, liberar o uso pelo método de autenticação padrão
- Validar que o módulo de envio de e-mail da instituição está habilitado e com o endereço de e-mail/senha correto
- Liberar o módulo de documento digital
Instituição
- Configurar permissões de quem poderá cadastrar documento digital
- Configurar permissões de testemunhas (se for o caso)
- Configurar permissões de quem poderá visualizar as assinaturas
- No menu: Configurações: aba 'Documento digital', preencher os campos obrigatórios
Preparação para rematrícula pelo Portal do Aluno
- Cadastrar os documentos digitais de cada série no menu: Tabelas -> Documentos digitais
- Criar o novo período letivo no sistema, menu Tabelas -> Período letivo
- Configurar as rematrículas, menu Tabelas -> Séries do NOVO período letivo
Portal do aluno
- Realizando a matrícula
- Turorial: https://wiki.ultramax.com.br/mediawiki/index.php/GE_003_003_-_Tutorial_de_configura%C3%A7%C3%A3o_de_matr%C3%ADcula_internet#Configura.C3.A7.C3.B5es_para_a_.C3.81rea_do_Aluno
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura
- Sistema gera automaticamente uma pré-matrícula com indicação de assinatura digital
- Responsável poderá acessar o menu Portal do Aluno -> Contratos e visualizar os contratos dos últimos 5 anos
Desistência até 7 dias
Caso o responsável desista antes de 7 dias, ele pode fazer a desistência pelo Portal do Aluno, informando o motivo, no menu: Contratos.
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura da desistência
Administrativo
- Se for configurado para ter testemunhas da instituição, elas acessam o menu: Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas
- O sistema também exibe alerta na tela inicial
- Filtrar pelo status "Pendente de assinatura de testemunha"
- Responsável irá receber e-mail da assinatura da testemunha
Efetivando a matrícula
- Acessar a ficha do aluno ou o menu Cadastros -> Gerenciamento de novas matrículas, e filtrar pelo campo "Documento digital" selecionando "Assinado".
- Ativar as matrículas
- Gerar demais procedimentos internos da instituição
Ficha de inscrição para NOVOS ALUNOS
Instituição
Para a assinatura digital ser válida, o aluno precisa ter um login e senha no Portal do Aluno, com isso, a assinatura do contrato não poderá ser logo no preenchimento da matrícula.
- Configurar a área de interesse (menu Tabelas -> Área de interesse) com os valores de matrícula (se houver) e outras informações
- Preencher o campo de "Termo de compromisso" (ainda não é o contrato, é um termo de compromisso para a ficha de inscrição)
- Disponibilizar no site da instituição o link para o /gestaoescolar/precadastro
Alunos
- Acessam o link /gestaoescolar/precadastro
- Preenchem as informações e a instituição irá receber um aviso do cadastro
Instituição
- Acessar o cadastro (menu Cadastros -> Cadastros de visitantes...) e transformar o cadastro em aluno. Gerando também a pré-matrícula ou matrícula
- Disponibilizar o contrato para o aluno assinar. Ver item "Adendos e outros documentos para assinatura digital" desde manual
Adendos e outros documentos para assinatura digital
Caso a instituição queira fazer algum documento de adendo ou outro tipo de documento que o responsável precise assinar, como cursos extras ou outros serviços, poderá enviar um documento somente para o responsável específico para assinatura digital.
- Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF
- Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo
- Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado
- Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar
- Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o documento
- Responsável lê o PDF e clica em assinar.
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do documento
Desistência após 7 dias
Caso existe desistência após 7 dias, o responsável não poderá cancelar o contrato pelo Portal do Aluno. Ele poderá usar o chat do sistema para solicitar o cancelamento ou outro meio de comunicação com a instituição.
Instituição
- Instituição gera um documento pelo recurso de emissão de documentos do Gestão Escolar e salva em PDF
- Acessar a ficha do aluno e clica no botão "Ass. digital" no topo
- Clicar em 'Novo' e anexar o PDF gerado com o distrato
- Responsável irá receber um e-mail/push informando que existe um novo documento para ele assinar
- Responsável acessa o Portal do Aluno, menu Contratos e visualizar o distrato
- Responsável lê o PDF e clica em assinar.
- Responsável e instituição recebem e-mail da assinatura digital do distrato
Administrativo: Gerenciando as assinaturas digitais
- Instituição acessa o menu 'Módulos -> Documentos digitais: Assinaturas' para consultar todos os documentos, como:
- Filtro por documentos pendentes de assinatura de testemunha da instituição
- Filtro por documentos assinados no período
- Desistências no período
Entendendo a assinatura digital enviada
Na imagem abaixo temos um exemplo de assinatura (quadro laranja), nela constam quem assinou, endereço IP, nome do arquivo assinado, entre outras informações.
O "MD-5 do documento" (em verde) é calculado sobre o arquivo PDF assinado, isso garante que você poderá comparar se o documento que você assinou é o que realmente você está vendo.
O quadro azul, mostra que o texto em laranja é criptografado usando o algoritmo de hash SHA-512 (com um 'salt'), com isso garantindo que as informações do quadro laranja não possam ser alteradas.
Conferindo o se o documento que eu assinei é realmente o documento que estou lendo
Para conferir se o MD-5 da assinatura é realmente o MD-5 do documento assinado, é possível usar qualquer ferramenta de geração de MD-5, como por exemplo: http://onlinemd5.com/
Anexe o documento/contrato em PDF e compare se o MD-5 gerado pelo site é o mesmo que consta na assinatura.