Mudanças entre as edições de "Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como Configurar"

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A parte de testemunha da escola é outra configuração que já foi demonstrada acima.
 
A parte de testemunha da escola é outra configuração que já foi demonstrada acima.
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=== Alertas para os alunos/responsáveis ===
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O sistema tem como enviar alertas por e-mail e notificação no app, assim como mostrar a pendência no Portal do aluno.
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Para habilitar, acesse o menu Sistema -> Configuração, aba Documento Digital e marque como no exemplo abaixo:
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No Portal do Aluno irá mostrar o alerta como no exemplo abaixo. Nesse exemplo tem dois responsáveis financeiros, por isso aparecem dois alertas:
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Por e-mail irá um alerta como no exemplo abaixo:
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Edição atual tal como às 18h08min de 15 de março de 2024

Gerar PDF do Contrato Digital

Com o contrato digital, o sistema irá gerar o PDF com os dados do curso, aluno, responsável financeiro e etc.

Nosso módulo de contrato digital permite a assinatura de até 2 responsáveis financeiros.

O arquivo PDF dos contratos também poderá ser assinado com certificado digital A1 caso a escola tenha esse certificado.

Cadastro do Contrato Digital no Sistema

Feito o passo acima é necessário cadastrar o PDF do contrato digital no sistema para uso,

Acesse o Menu Tabelas > Financeiro > Documentos para assinatura digital

Imagem 4.png

Na tela abaixo clique em Novo para cadastrar um novo modelo de contrato digital:

Imagem 3.png

Na tela abaixo digite a descrição do contrato de forma que consiga identificar a qual contrato é referente,

Digite também a quantidade de testemunhas que devem assinar o documento,

Verifique com o jurídico da sua instituição, mas recomendamos colocar pelo menos 2 assinaturas de testemunhas da instituição

Após clique no botão Anexar para anexar o PDF que contem o Contrato Digital

Imagetab3.png

Selecione o arquivo salvo em seu computador e clique em abrir para anexa-lo:

Imagetab4.png

Será exibida a mensagem de confirmação abaixo;

Nessa mesma tela na direita mova usando as setas quais unidades poderão utilizar esse modelo de contrato digital;

Um pouco mais abaixo no campo "Mensagem exibida descrevendo o documento antes de ser assinado" nesse campo digite uma mensagem vocês podem personaliza-la da forma que preferirem, porem é obrigatório nesse campo conter as informações de registro desse documento em cartório, coloque nela também caso desejar alguma instrução extras ou informações que julgar necessário.

Após isso clique em Incluir

Imagetab5.png

Será exibida a mensagem abaixo confirmando a inclusão, após isso você pode clicar no nome do documento para altera-lo ou visualiza-lo

Imagetab6.png

Na tela de alteração você consegue baixar o PDF que está anexado nesse documento, e também saber quantas assinaturas foram realizadas utilizando esse modelo.

Imagetab7.png

OBS. IMPORTANTE: Depois que tiver 1 assinatura, não pode mais mudar o PDF do contrato, pois como já foi assinado não pode mais alterar.

Se mesmo assim for necessária a alteração, precisa inativar esse contrato e cadastrar outro e configurar na matricula para o outro.

Configurando Mensagens Automáticas

Mensagem enviada no momento da assinatura

Acesse o menu Sistema > Configuração > Na aba Documento Digital

No campo "Permitir responsáveis optarem por 'Li o contrato mas prefiro conversar pessoalmente antes de assinar'", se deixar 'Sim', caso o responsável não queira assinar digitalmente, ele poderá selecionar a opção 'Li o contrato mas prefiro conversar pessoalmente antes de assinar' e com isso efetivar a pré matrícula mas sem assinar digitalmente. A instituição precisa ver se ele irá assinar digitalmente depois ou de outra forma.

Se deixar 'Não', o responsável somente poderá efetivar a matrícula se aceitar e assinar digitalmente o contrato.

No campo "E-mail da instituição para enviar os eventos de assinatura" coloque um e-mail para receber cópia de todos os eventos relacionados as assinaturas,

No campo "Push (App): Notificar responsáveis quando assinar ou revogar o documento" digite um titulo para a notificação por exemplo: "Assinatura digital de documento" ou "Nova assinatura digital"

No campo "Texto do e-mail a ser enviado quando assinar ou desistir:" digite o texto que vai no e-mail pra pessoa junto com a assinatura digital e o PDF do contrato. Então nessa mensagem tem que colocar uma mensagem explicando o e-mail que ela esta recebendo.

OBS: Lembrando que esse texto é o mesmo pra quando assinar ou alguém desistir também (antes dos 7 dias)

DocDig1.png

Clique em Gravar para salvar as alterações.

Outras mensagens enviadas durante o processo de rematricula

Acesse o menu Sistema > Configuração na aba Alunos/Matricula você pode configurar o texto de outras mensagens enviadas ao aluno durante o processo de rematricula

Imagemtab25.png

Associando os Contratos as séries e configurando a RematrÍcula Online

Agora que o modelo já está cadastrado, é necessário associar esse contrato as séries que irão utiliza-lo e também configurar a rematrÍcula online através do portal do aluno,

Para isso acesse o menu Tabelas > Acadêmico > Séries

Imagem 5.png

Clique no botão MATRÍCULA OU REMATRÍCULA da série que deseja configurar:

OBS: Verifique se está configurando no período letivo correto, por exemplo se deseja liberar rematriculas para 2020 a configuração deve ser feita em 2020.

Imagem 1.png

Na tela abaixo digite o período que as rematriculas serão permitidas,

Defina também o limite de alunos para essa turma,

Imagetab10.png

No campo contrato digital para assinatura selecione o modelo desejado que anexou no passo 1 desse tutorial

OBS: Existem outras funções que permitem gerar financeiro dependendo das regras de sua instituição mais detalhes no tutorial especifico da função GE 003 003 - Tutorial de configuração de matrícula internet

Imagetab 11.png

Realizadas as configurações clique em Alterar para concluir

Visualização da Rematricula como Aluno:

Ao acessar a área do aluno o botão abaixo estará disponível para o aluno:

Imagemtrab28.png

Na tela abaixo caso o aluno não tenha pendencias financeiras, ele pode clicar no botão Matricular para realizar a matricula online

Imagetrab30.png

Na aba E-mail ele seleciona em qual e-mail deseja receber sobre as novidades dessa matricula:

Imagetrab31.png

Na aba financeiro o aluno pode escolher entre realizar o pagamento imediato da primeira mensalidade ou gerar os boletos para pagamento somente no inicio do curso. OBS: A instituição pode deixar pré-configurado para o aluno somente poder realizar pagamento imediato caso desejarem

Imagetrab32.png

Na tela abaixo o aluno consegue visualizar as informações financeiras referente a essa matricula que será gerada,

Também nela ele pode clicar no botão Clique para ler ou imprimir o contrato para visualizar o contrato digital

Caso esteja de acordo ele pode selecionar a opção Eu Aceito e Efetivar a Matricula

Imagetrab33.png

Será exibida a mensagem abaixo, que pode ser personalizada no item Configurando Mensagens Automáticas

Imagetrab34.png

Durante o processo de analise a mensagem abaixo é exibida para o aluno caso ele tenta consultar.

Imagemtab23.png

Após o fim do processo o aluno recebe um e-mail confirmando que a matricula foi realizada e posteriormente também recebe os boletos registrados para essa matricula.

Configurando as testemunhas da instituição

As testemunhas devem estar cadastradas como colaboradores no sistema (menu Tabelas -> Colaboradores). No cadastro delas precisam ter os campos preenchidos: Nome completo, data de nascimento, ocupação, endereço completo e CPF.

As testemunhas devem ter a permissão "Documento Digital - Assinar como testemunha", configuradas no menu Tabelas -> Perfil.

Assinatura das testemunhas da instituição

Após o aluno realizar a assinatura digital, caso esteja configurado para testemunhas da instituição também assinarem, deve ser acessada a aba Módulos > Documentos Digitais Assinaturas

Imagetab13.png

Na tela abaixo você pode usar os filtros para pesquisar um documento assinado digitalmente especifico e clicando no botão buscar, Os documentos assinados pendentes de assinatura de testemunha vão aparecer listados conforme a lista abaixo, clique no botão destacado para assinar, e após clique em OK para confirmar.

Imagemtab14.png

Será exibida a mensagem de confirmação abaixo:

Imagemtab15.png

Você também receberá um e-mail com a cópia do PDF do documentos assinado com a confirmação de assinatura.

Imagemtab17.png

Caso você já tenha assinado um documento e clique para assinar novamente será exibida a mensagem abaixo:

Imagemtab16.png

Ou seja se estiver configurado para 2 testemunhas da instituição assinarem, 2 colaboradores diferentes precisarão assinar o documento para libera-lo, após o segundo colaborador assinar e cumprir os requisitos o status ficará como concluído e aparecerá como abaixo:

Imagemtab18.png

Após realizadas todas as assinaturas é preciso confirmar que o aluno foi matriculado, para isso acesse o menu Cadastros > Gerenciamento de Novas Matrículas

Imagemtab19.png

Na tela abaixo use os filtros para encontrar o aluno em questão, você pode visualizar as informações de assinatura clicando no botão de lápis destacado

OBS: Existem diversos status de pré-matricula mais informações na legenda abaixo.

Imagemtab20.png

Será exibida a tela abaixo com todos os detalhes das assinaturas do aluno e das testemunhas:

Imagemtab21.png

Para concluir a matricula clique no botão Efetivar Matricula destacado abaixo:

Imagemtab 22.png

Você será direcionado a tela abaixo, caso as aulas já tenham começado marque a opção de matricula Ativa, caso as aulas ainda vão iniciar posteriormente dentro de alguns meses ou no proximo ano, selecione a opção Matriculado , digite um motivo da alteração do status e clique em Confirmar para efetivar a matricula.

Imagemtab22.png

Feito isso o aluno já está regularmente matriculado e receberá uma mensagem por e-mail também confirmando a efetivação, o texto dessas mensagem deve ser pré-configurado em outra sessão descrita acima no item Configurando Mensagens Automáticas

Consultando as Assinaturas

Você pode consultar assinaturas no cadastro do aluno, na tela de matriculas clicando no ícone em destaque:

Imagemtab26.png

Você também pode filtra-las e visualiza-las através do menu Cadastros > Gerenciamento de novas matrículas

Imagetab27.png

Como usar assinatura por dois responsáveis financeiros

Gestão Escolar - Assinatura digital de contrato - Como Configurar dois responsáveis financeiros

Configurar para o arquivo PDF ser assinado com certificado digital A1 - e-CNPJ

Para que o arquivo PDF do contrato seja assinado digitalmente com o certificado e-CNPJ da instituição, é necessário selecionar a empresa no campo abaixo:

Contratodigital a1 cnpj.png

Também no menu Tabelas, CNPJ x Certificado, é necessário cadastrar o certificado digital A1 e-CNPJ:

Cadastro certificado.png

Fazendo isso, quando o aluno/responsável fizer o download do arquivo PDF do contrato assinado, além dos dados da assinatura digital que o sistema já mostra, irá também assinar digitalmente o arquivo PDF, garantindo que foi a sua instituição de ensino que gerou esse arquivo PDF.

Veja abaixo o exemplo do Portal do Aluno de um PDF assinado:

Portalaluno downloadcontrato.png

Na página de assinaturas irá ter as assinaturas:

Cabecalho pagina assinaturas.png

e no rodapé do arquivo PDF irá ter uma página com as assinaturas:

Link validacao contrato.png

E para ver a assinatura do certificado A1 no PDF é possível através do programa Adobe Reader, conforme abaixo:

Adobe reader assinatura contrato a1.png

Essa assinatura digital com o certificado A1 não é para indicar que a instituição ASSINOU o contrato ou TESTEMUNHOU, essa assinatura A1 é para dizer que esse arquivo PDF foi gerado pelo sistema da escola e não por outra pessoa.

A parte de testemunha da escola é outra configuração que já foi demonstrada acima.

Alertas para os alunos/responsáveis

O sistema tem como enviar alertas por e-mail e notificação no app, assim como mostrar a pendência no Portal do aluno.

Para habilitar, acesse o menu Sistema -> Configuração, aba Documento Digital e marque como no exemplo abaixo:

Contratodigital alerta 1.png

No Portal do Aluno irá mostrar o alerta como no exemplo abaixo. Nesse exemplo tem dois responsáveis financeiros, por isso aparecem dois alertas:

Contratodigital alerta 2.png

Por e-mail irá um alerta como no exemplo abaixo:

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